1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z serwisu internetowego KSeF Service, dostępnego pod adresem KSeFService.pl (dalej: „Serwis”).
1.2. Administratorem i właścicielem Serwisu jest [tu wstaw dane firmy / osoby] (dalej: „Operator”).
1.3. Serwis umożliwia Użytkownikom integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w trybie interaktywnym oraz poprzez API / tryb wsadowy, zgodnie z zakresem określonym w niniejszym Regulaminie.
1.4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie Serwisu w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie na urządzeniu końcowym Użytkownika.
1.5. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu w całości. W przypadku braku akceptacji Regulaminu Użytkownik nie powinien korzystać z Serwisu.
2. Definicje
Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:
- Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która korzysta z Serwisu, w szczególności zakłada konto, loguje się, przesyła dane lub korzysta z API.
- Konto – indywidualny panel dostępowy w Serwisie przypisany do Użytkownika, utworzony po dokonaniu rejestracji.
- KSeF – Krajowy System e-Faktur prowadzony przez właściwy organ państwowy.
- Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną przez Operatora za pośrednictwem Serwisu, polegające w szczególności na przekazywaniu, odbieraniu, monitorowaniu i raportowaniu statusów faktur w KSeF.
- Dane – wszelkie informacje, w tym dane księgowe, dane kontrahentów i inne treści przesyłane przez Użytkownika do Serwisu.
3. Zakres i charakter usług
3.1. Serwis stanowi pośrednika (API Gateway) pomiędzy systemami Użytkownika a KSeF i służy do wysyłania, odbierania oraz monitorowania faktur elektronicznych w KSeF.
3.2. Operator nie jest operatorem KSeF ani organem podatkowym. Odpowiada jedynie za udostępnienie narzędzia informatycznego umożliwiającego komunikację z KSeF.
3.3. Szczegółowy zakres funkcjonalności (np. typy integracji, limity, API) może być określony w cenniku, dokumentacji API lub odrębnej umowie zawartej z Użytkownikiem.
3.4. Usługi są świadczone w modelu „as is” i „as available”, co oznacza, że Operator dokłada należytej staranności, aby Serwis działał poprawnie, lecz nie gwarantuje nieprzerwanego działania Serwisu, braku błędów oraz zgodności z indywidualnymi potrzebami Użytkownika.
4. Rejestracja konta i dostęp
4.1. Korzystanie z pełnej funkcjonalności Serwisu może wymagać utworzenia Konta.
4.2. Przy rejestracji Użytkownik podaje prawdziwe, aktualne i kompletne dane wymagane przez formularz rejestracyjny. Użytkownik odpowiada za ich poprawność.
4.3. Dostęp do Konta jest zabezpieczony hasłem. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania hasła w poufności i nieudostępniania go osobom trzecim.
4.4. W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu do Konta, Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło i powiadomić Operatora.
4.5. Operator może zablokować lub ograniczyć dostęp Użytkownika do Konta w razie stwierdzenia naruszeń Regulaminu, przepisów prawa lub prób nieuprawnionej ingerencji w Serwis.
5. Zasady korzystania z Serwisu
5.1. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z Regulaminem, przepisami powszechnie obowiązującego prawa oraz dobrymi obyczajami.
5.2. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za Dane wprowadzane do Serwisu, w tym za ich zgodność z prawem oraz rzeczywisty stan faktyczny (np. poprawność danych kontrahentów, kwot i numerów NIP).
5.3. Użytkownik zobowiązuje się nie wykorzystywać Serwisu do:
- przechowywania lub przesyłania treści bezprawnych,
- działań mogących naruszyć bezpieczeństwo Serwisu lub infrastruktury Operatora,
- działań zmierzających do obejścia ograniczeń technicznych lub zabezpieczeń Serwisu.
5.4. Użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiedniej konfiguracji swojego środowiska (system, przeglądarka, połączenie internetowe) umożliwiającej prawidłowe korzystanie z Serwisu.
6. Odpowiedzialność i ograniczenia odpowiedzialności
6.1. Operator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu, jednak Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że korzysta z Serwisu na własną odpowiedzialność.
6.2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za skutki:
- awarii Serwisu, przerw w dostępności, opóźnień w przetwarzaniu danych lub utraty danych wynikających z przyczyn niezależnych od Operatora, w szczególności spowodowanych siłą wyższą, awarią sieci telekomunikacyjnych, atakami zewnętrznymi, działaniem lub zaniechaniem dostawców usług zewnętrznych (np. dostawcy hostingu, operatorzy telekomunikacyjni) oraz KSeF;
- nieprawidłowego korzystania z Serwisu przez Użytkownika, w tym błędów w przesyłanych plikach lub danych (np. błędne faktury, błędne NIP, dane księgowe);
- skutków podatkowych, księgowych lub prawnych związanych z fakturami wysyłanymi lub odbieranymi za pośrednictwem Serwisu.
6.3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za działania i decyzje organów podatkowych ani za funkcjonowanie KSeF, w tym za błędy, przerwy lub opóźnienia po stronie KSeF.
6.4. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo, odpowiedzialność Operatora względem Użytkownika z tytułu świadczenia Usług jest ograniczona – łącznie – do wysokości wynagrodzenia faktycznie otrzymanego od danego Użytkownika za okres ostatnich 12 miesięcy.
6.5. Operator w szczególności nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, szkody pośrednie, szczególne, wtórne lub wynikowe (w tym szkody podatkowe, kary, odsetki, utratę danych, utratę przychodów), chyba że szkoda powstała z winy umyślnej Operatora.
6.6. Ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa powyżej, nie wyłączają odpowiedzialności, której wyłączenie lub ograniczenie nie jest dopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
7. Bezpieczeństwo, kopie zapasowe i wycieki danych
7.1. Operator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę Danych przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą, zniszczeniem lub modyfikacją, zgodnie z aktualnym stanem wiedzy technicznej.
7.2. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że zachowanie pełnego bezpieczeństwa w sieci internetowej nie jest możliwe, a ryzyko wystąpienia incydentów bezpieczeństwa (w tym prób włamania, ataków DDoS, złośliwego oprogramowania) istnieje zawsze.
7.3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane:
- incydentami bezpieczeństwa wynikającymi z przyczyn, na które Operator nie miał wpływu, w szczególności atakami zewnętrznymi o charakterze cybernetycznym, jeżeli stosowane środki bezpieczeństwa były adekwatne do rodzaju i zakresu Usług,
- nieuprawnionym dostępem do Konta Użytkownika spowodowanym ujawnieniem przez Użytkownika danych logowania lub brakiem odpowiedniego zabezpieczenia jego urządzeń,
- utrata lub uszkodzeniem Danych po stronie systemów Użytkownika.
7.4. Operator zaleca Użytkownikowi samodzielne tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych Danych (np. eksport faktur, raportów) we własnych systemach, w szczególności przed dokonaniem istotnych zmian konfiguracyjnych lub integracyjnych.
7.5. W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa związanego z przetwarzaniem Danych osobowych, Operator – o ile jest administratorem lub podmiotem przetwarzającym te Dane – podejmie działania wymagane przez przepisy RODO, w szczególności obowiązki informacyjne wobec organu nadzorczego oraz – jeśli wymagają tego przepisy – wobec osób, których dane dotyczą.
7.6. O ile co innego nie wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, odpowiedzialność Operatora za szkody wynikające z wycieku Danych, ich nieuprawnionej modyfikacji lub utraty jest ograniczona zgodnie z postanowieniami punktu 6 Regulaminu.
8. Dane osobowe i RODO
8.1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników oraz innych osób, których dane przetwarzane są w związku z korzystaniem z Serwisu, zostały określone w odrębnej Polityce prywatności.
8.2. Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu. Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z jej treścią przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu.
8.3. W przypadku, gdy Operator przetwarza dane osobowe w imieniu Użytkownika (np. dane kontrahentów na fakturach), strony mogą zawrzeć odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.
9. Reklamacje
9.1. Użytkownik ma prawo zgłaszać reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu oraz świadczonych Usług.
9.2. Reklamacje można składać w formie elektronicznej na adres e-mail: [tu wstaw adres e-mail do reklamacji] lub na piśmie na adres siedziby Operatora.
9.3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
- dane identyfikujące Użytkownika,
- opis zgłaszanej nieprawidłowości,
- w miarę możliwości – wskazanie daty i godziny wystąpienia problemu.
9.4. Operator rozpatruje reklamacje w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 30 dni od daty ich otrzymania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
10. Zmiany regulaminu
10.1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności:
- zmiany przepisów prawa,
- zmiany funkcjonalności Serwisu lub zakresu Usług,
- zmiany warunków technicznych świadczenia Usług,
- konieczności doprecyzowania lub poprawienia treści Regulaminu.
10.2. O zmianie Regulaminu Operator poinformuje Użytkowników, udostępniając nową treść Regulaminu na stronie Serwisu. W razie posiadania Konta Użytkownik może zostać poinformowany także drogą e-mailową.
10.3. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem wskazanym w informacji o zmianie, nie krótszym niż 14 dni od dnia jej udostępnienia, o ile przepisy prawa nie wymagają innego terminu.
10.4. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian Regulaminu oznacza ich akceptację. W przypadku braku akceptacji zmienionego Regulaminu Użytkownik powinien zaprzestać korzystania z Serwisu i może zażądać usunięcia Konta.
11. Postanowienia końcowe
11.1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy prawa podatkowego.
11.2. Ewentualne spory powstałe pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Operatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
11.3. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronie Serwisu.
Uwaga: powyższy Regulamin ma charakter wzorcowy. Przed wdrożeniem zaleca się konsultację z prawnikiem w celu dostosowania jego treści do konkretnej działalności, modelu rozliczeń oraz przyjętej polityki przetwarzania danych.